8 Dicas para você transformar reuniões cansativas em produtivas

Notaparana

Certamente você já participou de reuniões longas, sem planejamento e improdutivas. Pior, em função da sua ausência, suas obrigações do dia a dia se acumularam, sua caixa de e-mails cresceu, a lista de pessoas que procuraram por você pessoalmente aumentou, há muitas mensagens no WhatsApp não lidas. A culpa não é sua, mas sim de um “furtador de tempo” chamado “reunião”.

Segundo o pós-doutor em metodologias de gerenciamento de projetos e professor da ESIC Business & Marketing School, Armando Terribili Filho, uma reunião é mais abrangente que aquele intervalo de tempo em que as pessoas estão reunidas. “Uma reunião é dividida em quatro etapas: (1) Planejamento e Preparação, (2) Condução; (3) Registro Histórico e (4) Acompanhamento”, explica o especialista. Ele desenvolveu oito dicas para gerenciar e tornar produtivo o tempo da reunião:

Dica 1 – Defina o tipo da reunião. Qual é o tipo da reunião que você conduzirá: informativa, de solução de problemas ou de tomada de decisão? Cada tipo de reunião tem uma especificidade, desde preparação previa dos participantes, brainstorm, coleta de dados, entre outras exigências. A dica é não misturar necessidades em uma única reunião.

Dica 2 – Defina o TOP da reunião. O TOP representa: tema, objetivo e pontos (ou pauta) para atingir os objetivos.

Dica 3 – Defina os participantes e planeje a infraestrutura. Identifique quais devem ser os participantes da reunião (e se estarão presentes ou remotos). Reserve sala compatível para o número de participantes, e cuide dos elementos de infraestrutura que sejam aplicáveis à reunião, como: datashow, flipchart, wifi, café/água, etc.

Dica 4 – Informe os participantes. No comunicado (convite ou convocação) valorize a participação dos profissionais e a importância da pontualidade, informando local, horário de início e horário de término, o TOP, a preparação prévia (se houver, como leituras necessárias e pesquisas).

Dica 5 – Prepare-se! No dia da reunião chegue com antecedência necessária para preparar o ambiente, validar a infraestrutura, os materiais necessários e adequar a disposição dos participantes no formato compatível com as dinâmicas que você utilizará, por exemplo, disposição em “U”, “espinha de peixe” ou auditório.

Dica 6 – Inicie a reunião com pontualidade. Não postergue o início da reunião em função de atrasos (você deve valorizar os pontuais e não premiar aqueles que se atrasam… isso faz parte de um processo de mudança cultural). No início da reunião informe o TOP novamente, ou seja, tema, objetivo e pontos (pauta). Ratifique o horário de término (a equipe saberá que a reunião tem tempo finito para atingimento dos objetivos propostos) e informe se haverá pausa ou não. Lembre-se que a cada duas horas, o ser humano precisa tomar água ou um café, ir ao banheiro, enfim, realizar uma pausa é necessário. Informe o tempo da pausa para evitar dispersão na retomada da reunião.

Dica 7 – Conduza a reunião com determinação. Você deve facilitar a progressão da reunião e estimular a participação. Fique atendo a dispersões e debates paralelos, que são totalmente improdutivos. Faça sínteses intermediárias, evidenciando deixar isso para o final da reunião. Faça a gestão do tempo. É sua responsabilidade!

Dica 8 – Encerre a reunião. Seja pontual no encerramento, apresentando as conclusões da reunião, se haverá uma reunião seguinte ou não, informe se a ata será posteriormente encaminhada aos participantes ou não, e não se esqueça de agradecer pela participação e colaboração de todos.

O especialista lembra que há ainda duas etapas após a realização da reunião: Etapa 3 (Registro Histórico e a Etapa 4 (Acompanhamento do Itens Pendentes), que trata do método de acompanhamento de cada pendência até sua finalização. “Não se curve às pressões da cultura do atraso, das reuniões infindáveis, das reuniões com constante entra-e-sai de participantes. Seja disciplinado, evidencie isso, e certamente suas reuniões se tornarão um modelo a ser seguido e você contribuirá para a mudança cultural na organização, afinal, cultura é algo dinâmico e você pode (e deve) ser um agente de mudança dessa cultura”, finaliza o professor.

Sobre a ESIC:

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