Artigo – Novas oportunidades para empresas paperless

O conceito de paperless, ou escritório sem papel, surgiu há mais de 30 anos e consiste na eliminação ou redução do uso de papel na rotina administrativa com a utilização da tecnologia para otimizar processos, facilitar a busca de informações, economizar recursos e contribuir para a preservação do meio ambiente.

Apesar de todas as vantagens, pesquisas revelam que a maior barreira para a implementação de uma política paperless é a resistência das empresas à mudança. Embora os recursos de tecnologia venham avançando, o futuro da empresa sem papel ainda é um desafio, pois as organizações necessitam aperfeiçoar a gestão da informação e mudar a sua cultura. O aumento no fluxo de informação das empresas vem ampliando a geração de documentos impressos, sendo que a maioria delas ainda depende do papel e há aquelas que aumentaram o uso de impressões.

Ambientes empresariais paperless já são realidade em muitos casos. Segundo a Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), 24% das empresas têm uma política específica para a eliminação do papel. Dados da IDC Brasil revelam que o mercado brasileiro de impressoras registrou uma queda de 13,7% nas vendas no primeiro semestre de 2015, em comparação com o mesmo período do ano anterior. A redução indica a desaceleração da economia e também comprova a tendência do mercado para um ambiente paperless.

Em outros tempos, ter um arquivo impresso era a garantia de contar com a informação em qualquer hora e lugar, mas tudo mudou. Cada vez menos é necessário imprimir algo, e até os dispositivos móveis podem armazenar tudo, desde livros até comprovantes de operações bancárias.  O ambiente paperless ideal é aquele que já nasce digital, ou seja, a empresa investe em tecnologias e processos que eliminam o papel em todas as etapas do negócio. Com a Lei da Digitalização (nº 12.682/2012), os documentos digitalizados passaram a ter valor jurídico, mas imprimir para depois digitalizar ainda é uma opção que gera custos e muito trabalho. O mercado já oferece soluções para gestão de documentos com assinatura digital e carimbo do tempo, que asseguram economia, praticidade e também valor legal para as empresas que desejam ser paperless.

Exemplos positivos demonstram que essa política pode ser aplicada em empresas de todos os portes e segmentos. Ao eliminar ou reduzir o uso de papel, as organizações podem economizar recursos, agilizar processos, ganhar espaço físico, facilitar o compartilhamento de informações e promover mais segurança. Além disso, é uma atitude consciente que promove a sustentabilidade. Segundo a AIIM, as empresas que adotam o conceito de paperless obtêm retorno financeiro em cerca de 12 meses.

Trabalhar em um ambiente sem papel é um desafio, que requer planejamento, uso de tecnologia adequada, treinamento e mudanças de hábitos. A opção certa torna processos mais rápidos e seguros. Com o uso de software, aplicativos e recursos online, é possível viabilizar essa transformação, sendo determinante a compreensão das reais necessidades do negócio para a escolha da tecnologia adequada para as atividades da empresa. A tecnologia é uma aliada nesse processo de gerenciamento e armazenamento de documentos e pode ajudar as empresas a aumentaram sua performance e serem mais eficientes em um momento em que agilidade e redução de custos é um diferencial competitivo.

*Por Rodolfo Granieri, Diretor Comercial do Grupo New Space

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