Sistema substitui forma de prestar informações sobre principais obrigações acessórias

Quando o governo federal anunciou, em 2014, que mudaria a forma da prestação de contas de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, algumas empresas celebraram. Outras ficaram confusas sobre a novidade que demandaria que vários processos não só fossem automatizados, mas também passassem a ser realizados conforme a legislação vigente. Com o eSocial não haveria mais desculpas: erros e envio de dados fora do prazo estabelecido seriam passíveis de multa, com a facilidade de autuação dos órgãos fiscalizadores.

Apesar de calendário para implantação do eSocial ter sido divulgado ano passado, empresas ainda estão se adequando à obrigação

Após algumas postergações, a implantação final do eSocial foi marcada para o início de 2018, contemplando cinco fases para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões. Segundo o diretor executivo da TOTVS Curitiba, Márcio Viana, até essas instituições enfrentaram dificuldades na implantação por deixarem para a “última hora”. “Não estamos falando de empresas pequenas e sim de grandes companhias, com áreas de TI estruturadas. Parece que havia esperança de que a data fosse adiada novamente. Como não aconteceu, elas tiveram que trabalhar com um calendário apertado para ajustar informações, como solicitar que colaboradores estivessem com seus CPFs regularizados”, comenta Viana.

Em julho de 2017, o governo federal abriu o ambiente do eSocial para testes, permitindo que as companhias verificassem como era o envio de informações, como o cadastro de empregadores e tabelas. Poucas empresas participaram. “Isso não é uma percepção que temos baseada somente no universo de nossos clientes. Em diversos eventos realizados pela TOTVS pelo País, quando ajudamos a tirar dúvidas de como funciona a adaptação ao eSocial, verificamos que poucas se prepararam e aproveitaram a oportunidade”, adiciona Viana.

Agora, com o prazo de adaptação para empresas com faturamento de até R$ 78 milhões chegando no final (inclusive, MEIs que possuem funcionários também terão que enviar dados pelo programa a partir de 1º de julho), Viana comenta que está percebendo uma movimentação maior - mas, novamente, muitas empresas ainda não estão preparadas. O diretor executivo da TOTVS Curitiba destaca que, mais do que se adaptar a uma nova ferramenta para o envio das informações, será necessária uma adaptação de processos para estar em compliance com as regras. Ele exemplifica: “Horas extras não podem ser pagas após 30 dias. Salários não podem ser pagos após o 5º dia útil. Isso está previsto em legislação, mas muitas empresas criavam processos para suas realidades. Agora, será necessário se ajustar”.

O Grupo JCR, holding que atua com logística, infraestrutura e real state, foi contra a corrente e apostou em implantar as mudanças do eSocial com antecedência: desde janeiro, o sistema TOTVS da empresa já está preparado e com as informações completas para o primeiro envio. Segundo o sócio da IT5, Itacir Cândido, que faz o processamento da folha de pagamento da JCR, a antecipação foi importante para tornar o processo seguro. “Não tivemos nenhuma dificuldade cadastral, o que nos deixa confiantes”, adiciona.

Mais automatização, mais tempo para estratégia

Com a aproximação da área de Tecnologia à de Recursos Humanos deve ser observada uma melhor eficiência em processos, como fechamento de ponto, folha de pagamento e admissão. “Muitas empresas ainda possuíam processos manuais, que exigiam muito tempo operacional dos analistas de recursos humanos. Agora, eles terão mais oportunidade para focar em assuntos estratégicos, como gestão de talentos e clima organizacional, atividades prioritárias para produtividade, retenção de pessoas e melhores resultados financeiros”, reforça Viana.

Sobre o questionamento de algumas empresas sobre as mudanças relacionadas ao eSocial, ele informa que haverá um melhor equilíbrio entre as instituições. “Agora, todas terão que fazer da forma ‘correta’, evitando que empresas que dão um ‘jeitinho’ sejam beneficiadas pela falta de fiscalização”, analisa. Ele finaliza: “São 1.800 campos em 45 layouts. As empresas que devem se enquadrar agora também passarão por cinco fases e a primeira deve ser implantada em menos de um mês. Mesmo com o prazo apertado, elas ainda podem conseguir entregar todas as informações na data estipulada e com qualidade, sendo que as companhias de tecnologia são grandes aliadas nesse processo”.

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