Os post-its ganharam uma versão mais eficaz com o Kanban digital

Sem dúvidas, o Kanban digital é a metodologia ágil que mais cresce no mundo. Com a funcionalidade de mapear as atividades na empresa, de forma visual, fácil e prática, o Kanban surgiu muito antes das startups de tecnologias. Criado em 1953, pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno, que na época era diretor da Toyota, o Kanban é uma forma visual de controlar os processos e organizar e otimizar as etapas do processo, reduzindo desperdícios e estoques.

Estamos na era digital e com ela a otimização das atividades do cotidiano tendem a serem mais ágeis. Entrar em um escritório e se deparar com vidraças, quadros ou paredes abarrotadas de post-it com informações sobre as atividades diárias, apesar de parecer produtivo e de baixo custo, não é algo que funcione mais, pois deixa as equipes limitadas ao espaço e à visualização das tarefas. O Kanban digital surgiu para facilitar a visualização desses projetos, trazendo mais mobilidade e ampliando as possibilidades de monitoramento e automatização dos processos.

A startup Ummense, que é uma plataforma de gestão de equipes, oferece aos seus usuários uma ferramenta completa de Kanban digital, permitindo centralizar toda a gestão das atividades em um só lugar, através de fluxos de trabalhos, cards, projetos, tarefas e equipes. Focada em micro, pequenas e médias empresas, a ferramenta de Kanban Digital pode ser utilizada por qualquer tipo de negócio.

O Kanban digital permite à equipe ter um fluxo visual acessível para todos da empresa, limitar o trabalho em andamento de forma automática para melhorar o foco e a produtividade, identificar os gargalos das etapas do fluxo, otimizando os recursos e processos, além de implementar mecanismos de feedback para que todos da equipe possam contribuir. “Kanban é uma ferramenta colaborativa em que a equipe inteira trabalha para melhorar e chegar no resultado. Cada dia melhora um pouquinho. É com melhoria contínua que se chega no resultado que a gente quer”, afirma Raul Sindlinger, CEO e cofundador da Ummense.

Kanban digital favorece a organização e a distribuição de tarefas 

Com o objetivo de proporcionar mais qualidade de vida no trabalho e mais produtividade, a Ummense utiliza o Kanban digital para uma gestão inteligente de equipes remotas. “Em uma plataforma digital, como a nossa, principalmente agora com o trabalho remoto ou híbrido, o acesso on-line ao quadro de atividades permite mobilidade e deixa as equipes mais engajadas por ser algo simples e fácil de atualizar” afirma Raul, cofundador da Ummense.

São inúmeras as vantagens em adotar o Kanban digital e deixar de lado os post-it nas paredes ou vidros, entre elas a centralização da informação completa do projeto, que favorece ainda mais a organização, atribuições de tarefas e responsabilidades, registros de histórico e estatísticas. “Dentro de um card de atividade, por exemplo, você consegue visualizar todas as informações de um projeto, desde o escopo, as tarefas que precisam ser feitas, a equipe que deve realizá-lo, o cliente, os eventos, bem como os documentos e o histórico de ações e da comunicação desse projeto”, comenta Raul.

Além disso, o Kanban digital oferece mais produtividade, pois não serão esquecidas etapas importantes do processo e, depois da sua finalização, é possível analisar como foi o desenvolvimento através das estatísticas que são geradas automaticamente. “Se torna muito mais rápido não precisar ficar todos os dias registrando informações de como está a evolução do projeto, já que todas as informações estão nas estatísticas do fluxo, que calcula e apresenta os gráficos para a melhoria dos fluxos, isso ajuda bastante”, explica o CEO.

Ao quebrar os projetos em pequenas tarefas e limitar o trabalho em andamento, as equipes rapidamente entendem o que está funcionando ou não em um determinado trabalho. Se alguma etapa esta abaixo do previsto, o processo ou certos membros do time precisam de ajuda, e a gestão visual do quadro e dos indicadores permite que todos enxerguem quais áreas do processo ou do projeto precisam de melhoria.

Diferente do que muitos acreditam, não é necessário um investimento financeiro para utilizar uma ferramenta de Kanban digital, que reserva para os planos pagos apenas os recursos mais avançados, como automações, estatísticas e limite wip. É comum pensar que os post-it em um quadro seja mais barato, mas com o aumento do volume também diminui a confiabilidade da informação, uma vez que é possível perder algum post-it e deixar o processo confuso no meio do caminho, e as limitações impostas à equipe acabam tornando cara a economia.

Por isso, ter uma ferramenta que ofereça o Kanban digital é uma ótima alternativa para organizar informações e definir processos. No caso da Ummense, já no plano gratuito as equipes têm acesso a cards, quadros e usuários ilimitados, além de poder fazer tudo pelo desktop ou pelo aplicativo que está disponível gratuitamente para Android e iOS, permitindo acesso aos quadros de qualquer lugar, trazendo ainda mais mobilidade e facilidades para as equipes.

Como engajar equipes para utilizar o Kanban digital? 

Se a sua empresa está com dificuldade em engajar o time para implementar o Kanban digital, é importante entender que toda transformação digital tem dois pontos muito importantes. O primeiro são as pessoas e o segundo são as ferramentas. Ambos precisam estar em sincronia para que o trabalho flua. Para implementar na equipe o Kanban Digital comece com uma equipe pequena, mostrando os objetivos, onde a empresa quer chegar com a implantação e incorpore a mudança na rotina e nos hábitos diários dos colaboradores. “Se você tem ótimas pessoas e uma ferramenta mediana, o resultado não será bom. Se você tem pessoas que não estão engajadas e ferramenta boa, o resultado vai ser zero. As duas coisas precisam funcionar em sincronia, mas as pessoas são sempre as mais importantes do processo”, complementa Raul.

Para conferir mais informações sobre Kanban digital e como ele pode ser útil para a sua empresa, assista a série “Kanban digital” da Ummense, disponível pelo link https://bit.ly/2VrLcku.

Sobre a Ummense

A Ummense é uma startup curitibana fundada em 2016 que oferece uma plataforma de gestão de equipes, uma solução completa e diferenciada para organizar o trabalho de micro, pequenas e médias empresas com o propósito de melhorar a qualidade de vida no trabalho, tornando equipes mais produtivas e organizadas. Por ser uma ferramenta fácil e inteligente, a plataforma já conta com mais de 20 mil usuários cadastrados e oferece planos acessíveis, iniciando no plano gratuito que não tem limite de prazo ou de usuários. Mais informações, acesse www.ummense.com.

 

Últimas notícias

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor digite seu comentário!
Por favor, digite seu nome aqui