Iniciativa trouxe mais organização, agilidade e segurança aos processos de auditoria e admissão de funcionários, além de proporcionar economia de espaço físico e abertura de novos postos de trabalho
Para atender uma demanda interna e de seus clientes de diversos segmentos, além de aprimorar e trazer mais organização e segurança aos processos de auditoria, a T-Systems, uma das maiores empresas provedoras de serviços em Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do mundo, contratou o serviço de Custódia de Mídias do Grupo New Space, um dos líderes na oferta de serviços e soluções de tecnologia para os mais diversos segmentos de negócio.
Jeferson Sasso, coordenador do time de backup da T-Systems, conta que a companhia trabalhava com outro fornecedor, a empresa em questão, porém, “não nos prestava o suporte que esperávamos”. Entre os problemas relatados está o atraso para atendimento das solicitações, não cumprimento do SLA contratado, além da falta de organização, já que algumas mídias chegaram a ser perdidas por um período. Após realizar uma busca no mercado, encontrou no Grupo New Space o parceiro ideal, muito por conta da infraestrutura oferecida. “Fui pessoalmente, conheci os processos, as instalações e fiquei bem impressionado”, destaca o executivo.
Com o acordo firmado, a próxima etapa foi migrar mais de 5 mil fitas de backup para a sala-cofre da New Space, considerada a mais moderna e segura da América Latina. “Fizemos a transferência dos arquivos em menos de uma semana”, afirma Wrion Pereira, diretor de vendas do Grupo New Space. O executivo da T-Systems diz que, a partir de então, passou a contar com uma grande facilidade para abertura de chamadas, citando, inclusive, casos de atividades pontuais em que a New Space realizou mesmo sem constar no escopo do contrato. “Em mais de uma oportunidade, a NS fez o transporte de uma remessa de mídias da T-Systems diretamente para um de nossos clientes. Isso para nós foi bastante positivo. Na comparação com antigo fornecedor, pudemos comprovar uma real melhoria no serviço”, finaliza Sasso.
Da Guarda de Mídias para a Esteira de RH
O bom relacionamento entre as empresas possibilitou a contratação de novos produtos do Grupo New Space. Armando Mota, consultor de folha de pagamento da T-Systems, afirma que havia uma necessidade na área de Recursos Humanos de digitalizar documentos, profissionalizar a guarda dos arquivos, além de reduzir custos. Para tal, adquiriu mais três soluções: a Digitalização, a Guarda de Documentos e a Esteira de RH.
A primeira etapa foi implementar a esteira nos processos de contratação de funcionários. “Embarcamos na solução toda a documentação admissional: fichas de registro, termos de confidencialidade, contratos de trabalho, entre outros. Isso nos ajudou muito na organização e agilidade dos processos de formalização de cada novo colaborador”, complementa Mota. O funcionamento é bastante simples. O colaborador entrega a documentação física necessária na T-Systems, a empresa abre um protocolo, esse material é retirado pela New Space onde é devidamente digitalizado e incluído na solução. “A partir de então, é criado um dossiê do funcionário, que fica à disposição para ser checado sempre que houver necessidade e sem o risco de falta, perda ou extravio de documentos”, complementa o diretor de vendas do Grupo New Space. Mota conta que antes da contratação das soluções, “os nossos processos de requisição de documentos de funcionários desligados, por exemplo, poderia levar mais de uma semana. Hoje, conseguimos tudo instantaneamente. É só acessar a solução, selecionar o arquivo e imprimir”. Com a facilidade, o executivo pontua que a gestão da área ficou muito mais fácil, rápida e assertiva. Há, ainda, o diferencial da economia ampla de espaço. “A guarda dos arquivos físicos sob responsabilidade da New Space nos possibilitou abrir vários postos de trabalho, além de uma renegociação do aluguel que pagávamos anteriormente”, finaliza o executivo da T-Systems.
