Até o fim dos anos 90, quando se ouvia nos corredores das empresas a palavra “auditoria“, a ideia era exatamente igual ao de “inspetoria“, ou seja, haveria uma varredura no setor e tudo o que estava “errado” seria identificado e apresentado ao alto escalão, o que indicava que provavelmente “cabeças iriam rolar”.
O século 21 trouxe uma nova dimensão para esta conduta. A área de Compliance ganhou robustez e começou a orientar e fiscalizar as boas práticas de governança e relacionamento, tanto nas áreas internas de uma empresa como nas relações externas, estabelecendo limites sobre hábitos que podem comprometer a imagem de uma companhia. A auditoria, que focava em processos e desvios de conduta, passou a contribuir com mais ênfase na análise dos resultados das estratégias adotadas, trazendo grande contribuição ao corpo diretivo das companhias. Seguem abaixo algumas:
- Identificação de pontos vulneráveis existentes que necessitavam de correção imediata ou no curto prazo, com mecanismos consistentes e seguros, para não ocorrer reincidência do problema identificado;
- Avaliação dos pontos fortes da empresa e avanço das melhorias evolutivas implementadas, denotando dispêndios de esforços e postura preventiva e não apenas corretiva;
- Parecer sólido e imparcial, suportado documentalmente e com as respectivas anuências dos gestores auditados, detalhando as vulnerabilidades detectadas e suas origens, de modo que, as recomendações e sugestões de melhorias registradas, uma vez estabelecida, certamente minimizarão os riscos encontrados. E frente a um monitoramento contínuo, propiciará a eliminação de reincidências;
Hoje, as auditorias têm um papel fundamental dentro das empresas. Através de análises minuciosas, é possível detectar se toda a equipe entendeu e está cumprindo as metas propostas e se está seguindo as estratégias preestabelecidas. Se não houver um consenso geral, não é possível alcançar os resultados.
Para que a proposta dê certo, são necessárias revisões periódicas e comunicação efetiva, para que, em caso de qualquer desvio, possam ser tomadas medidas rápidas, corretivas e assertivas. Caso contrário, o projeto pode cair por terra. Alguns dirão que a meta era muito agressiva ou que os recursos eram escassos, etc.
Case de sucesso do modelo de auditoria: Recentemente o departamento de logística de uma empresa, do segmento fabril, foi auditado em seus diversos processos internos nas áreas de: recebimento, expedição, logística, comercial, avarias e controles de ressarcimento de seguros. Estas áreas nunca haviam sofrido qualquer auditoria com tamanha abrangência, onde foi considerado desde o momento da alocação da manufatura nos caminhões das transportadoras até a entrega de mercadoria para seus clientes, além do seguro contratado de todo o percurso e suas sinistralidades. Esta auditoria demandou aproximadamente três meses de trabalho, atuando nas diversas áreas com verificações “in loco” e testes diversos para validação dos itens mais importantes:
– Pagamento de fretes x volume produzido e embarcado;
– Prazos de entrega da mercadoria de acordo com o combinado com as transportadoras;
– Cobrança e ressarcimento das avarias causadas por terceiros;
– Cobrança e ressarcimento das avarias causadas durante o processo de manufatura e expedição;
– Ressarcimento dos sinistros/roubos incorridos durante o transporte;
– Destruição de 100% dos itens sinistralizados, garantindo a não comercialização indevida.
Depois de uma análise minuciosa, a auditoria pontuou algumas situações totalmente desconhecidas pela diretoria executiva. Confira abaixo:
– Ressarcimento de sinistros pendentes há mais de dois anos, no valor de R$ 3,5 milhões;
– 120 mercadorias pendentes de sucateamento e, portanto, não ressarcidas pela seguradora, cujo montante envolvido na época foi de R$ 2,5 milhões parados no depósito de uma das unidades fabril;
– Inadimplência em torno de R$ 4 milhões de reais, por não recebimento ou recebimento de mercadoria com avaria pelos clientes;
– Descartes indevidos de mercadorias ressarcidas pela seguradora com risco de sua comercialização;
– Superfaturamento de peças e serviços para os itens avariados pelos terceiros contratados para reparos das mercadorias avariadas durante o transporte.
Ao todo, a empresa teve um prejuízo de aproximadamente R$ 4,5 milhões, englobando perda financeira pela não atualização dos valores e não ressarcimento dos prejuízos pela seguradora.
Após os departamentos envolvidos tomarem conhecimento dos prejuízos, elaboraram e apresentaram aos executivos da empresa e à auditoria seus planos de ações, com os respectivos prazos de implantação para obtenção da aprovação.
Durante todo o processo de implementação de melhorias, a auditoria fez o monitoramento destas ações, a fim de garantir que aquelas perdas financeiras e problemas tinham sido, de fato, amenizados e não haveria risco de uma possível reincidência.
Como ação contínua, a direção determinou que todas as áreas fossem auditadas anualmente, para não comprometer o resultado dos negócios e sua imagem perante aos clientes.
