Muitas vezes, o que não se vê nas empresas garante o sucesso graças ao conjunto de atividades que contribuem para a gestão operacional, dando suporte ao core business, esse é o conhecido backoffice. O “lado invisível” da produtividade das empresas para detalhes como processamento de dados, arquivamento de documentos, gerenciamento de informações pessoais, gestão de sinistros e verificações de qualidade.
O backoffice é uma engrenagem fundamental que envolve de forma transversal tudo que uma empresa necessita para ser protagonista: “As tarefas que o backoffice tem que enfrentar diferem, dependendo da área de atuação. Do recrutamento até à manutenção de máquinas, passando pela TI, colaboradores de armazém, trabalhadores de inventário e controladores de produção, existe uma gama de serviços e profissionais que pode ser trabalhada no backoffice” explica Renato Pádua, Gerente Comercial da CWBem.
Backoffice e frontoffice: dois opostos que trabalham lado a lado
Antes de descobrir como melhorar uma organização empresarial através da terceirização do backoffice, é preciso examinar a diferença entre backoffice e front office.
Como já apontamos, o backoffice inclui todas as atividades realizadas nos bastidores da empresa. É o motor que serve para fazer funcionar toda a organização, incluindo o front office.
As atividades da empresa resultantes no contato com o cliente pertencem ao front office, composto por operadores que mantêm uma relação direta e presencial com os usuários.
O front office é responsável pelo atendimento ao cliente, vendas e encaminha pedidos e reclamações para o backoffice, que precisa resolver os problemas: “Apesar de suas diferenças, front office e backoffice não são separados, devem trabalhar em harmonia para garantir a satisfação do cliente”.
Suporte de backoffice: os benefícios da terceirização
Uma característica fundamental desta área é a proatividade: quem trabalha com o backoffice deve antecipar possíveis problemas. Renato explica que nos últimos anos, houve uma tendência de terceirização destas atividades, obtendo benefícios que não seriam possíveis apenas com recursos internos.
“Contar com as competências profissionais internas necessárias e o controle da correta organização implica em desperdício de recursos e energia, que muitas empresas não podem suportar”.
Dentre as vantagens da terceirização de backoffice as principais são:
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Economia interna: gerenciar um backoffice de maneira otimizada é muito caro, portanto, entrar em contato com uma empresa externa ajuda a reduzir os custos de equipamentos e pessoal;
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Contar com pessoal altamente qualificado: a terceirização da sua atividade de backoffice garante-lhe uma mão de obra qualificada e profissional;
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Tecnologias de ponta: com a terceirização, você não precisa investir grandes somas de dinheiro para adquirir novos softwares e hardwares, pois a empresa externa cuidará dessa tarefa para você.
“Ao optar pela terceirização, é possível contar com pessoal treinado e qualificado além de liberar recursos internos de atividades de baixo valor, reduzindo também os custos fixos“ conclui.
