Organize os dados de sua empresa e prepare-se para superar o tempo de crise

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Dados em ordem trazem economia para as empresas e facilitam a tomada de decisões

Dados em ordem trazem economia para as empresas e facilitam a tomada de decisões

A pandemia mundial causada pelo Coronavírus está mexendo com todos os setores da economia. No Brasil, os impactos ainda serão projetados, mas em curto prazo pode-se notar que a extração de matérias primas, a indústria e o setor de comércio de bens e prestação de serviços começam a sentir reflexos da quarentena.

“Em algum momento a situação voltará à normalidade. Porém, teremos que ficar mais preparados do que nunca com os dados e indicadores atuais de nossas empresas”, ressalta Carlos Eduardo Colenetz, diretor da X-Bits Software – companhia que desenvolve programas de inteligência artificial e criador da plataforma Mentor BI.

Para ele – que também é especialista em sistemas de computação mobile e nuvem – todos os empreendedores devem ficar de olho em alguns números e gráficos que ajudam a compreender a situação do momento e podem facilitar as tomadas de decisões.

Confira as dicas do especialista:

1) Se você ainda gera dados em sua empresa fora do meio digital, comece e organizar as informações de vendas, faturamento e compras dentro de um software. Quem não tem um programa para isso, a sugestão é utilizar ferramentas gratuitas como as planilhas do Google ou Google Sheets.

2) Quem já possui os dados de maneira online, o momento serve para colocá-los num formato de gráficos e com indicadores para analisar as tendências de compras. Quem for iniciar por conta própria, a recomendação é criar painéis usando as planilhas do Google ou o Microsoft Excel de maneira que seja possível acompanhar o desempenho do negócio, a cada hora do dia.

3) Analisar é bom, mas planejar é ainda melhor. Com os históricos de vendas, faturamento e despesas em mãos, é hora de projetar ações diante de cada cenário. “Quando a situação do Covid-19 melhorar, terei equipe suficiente para atender a demanda? Eles já terão recebido seus salários? Terei quais despesas?” Nada melhorar do que usar tabelas para saber o momento de tomar cada decisão.

4) Inteligência artificial ajuda a definir metas. Se você não tinha esse hábito em seu negócio, comece e pensar agora. Já imaginou ter na palma da mão todas as metas da companhia, para o ano inteiro? Atualmente já é possível criar ações como essa em pequenas empresas com investimentos a partir de R$ 3 mil.

Enquanto isso, use uma planilha para anotar o que compra, as quantidades, o que pode ser diminuído a cada mês. Além de economizar dinheiro, a sensação de controle da situação traz alívio aos gestores.

5) Analise tudo. Lembre-se de criar painéis e gráficos com indicadores das suas contas a pagar e também a previsão de faturamentos. Fale com fornecedores e altere datas de vencimento para ter folga nos recebimentos previstos. Adiar prestações em alguns dias já dará folga no orçamento, vai melhorar o fluxo de caixa e sua empresa consegue evitar o uso de empréstimos ou cheque especial.

Ainda que o momento seja de preocupação, é fundamental que todo empreendedor – seja de pequeno, médio ou grande porte – coloque os dados de sua empresa em ordem. Quando a situação melhorar, sairá na frente quem estiver mais bem preparado para retomada da economia e for mais assertivo em suas decisões.

Saiba mais:
Carlos Eduardo Colenetz é bacharel em Sistemas de Informação, atuou em diversas companhias de tecnologia como coordenador de projetos e gerente de contas. Possui especializações internacionais em sistemas de computação mobile e nuvem.

Idealizou e desenvolveu o Mentor BI, uma solução completa para inteligência de negócios que permite transformar dados em informações relevantes. Assim, os gestores de qualquer empresa ganham uma poderosa ferramenta de trabalho que fornece gráficos, relatórios e painéis dinâmicos que auxiliam nas tomadas de decisões estratégicas e na real geração de valor aos negócios.

É diretor geral da X-Bits Software, uma empresa especializada em desenvolvimento de software Web e Aplicativos. Ainda conta com uma equipe de consultoria para desenvolvimento de projetos de Business Intelligence e Data Science. A X-Bits Software está no mercado há 10 anos, desenvolvendo soluções para pequenos, médios e grandes clientes. Já ajudou dezenas de clientes a melhorar seus processos de captação, tratamento e análise dos dados. Informações acesse www.mentorbi.com.br e www.xbits.com.br .

Relacionamento com a imprensa X-Bits Software e Mentor BI:
Mem e Mem Comunicação